Politique de confidentialité
Vos données chez Kawlya : demandes de contact, enregistrements d’appels conservés 30 jours, hébergement en Europe et exercice de vos droits.
1. Périmètre et responsable du traitement
Cette politique présente les traitements du site kawlya.com et de son formulaire de contact, ainsi que la conservation des enregistrements d’appels du service Kawlya. L’application app.kawlya.com permet aux entreprises clientes de gérer leur activité. Les traitements réalisés pour leur compte nécessitent également une information adaptée de leurs clients et un accord de sous-traitance précisant les rôles de chacun.
Le responsable des traitements liés au site est KAWLYA, société par actions simplifiée (SAS), située au 47 rue Vivienne, 75002 Paris, France, SIREN 106 479 041, SIRET du siège 106 479 041 00019. Le point de contact pour les questions relatives aux données personnelles est contact@kawlya.com.
2. Informations collectées
Lorsque vous utilisez le formulaire de contact, nous recevons les informations que vous saisissez : nom, adresse e-mail, message et, si vous les renseignez, entreprise et numéro de téléphone. Les champs obligatoires sont signalés dans le formulaire. Sans les informations nécessaires, nous ne pouvons pas traiter correctement votre demande.
Le message est conservé dans notre espace de gestion et transmis par e-mail à l’équipe chargée de répondre. Sont également enregistrés la langue, la date de réception et les états de traitement et de notification, afin de suivre la demande et de limiter les doublons.
Des informations techniques peuvent être traitées pour acheminer les requêtes et protéger le site, notamment l’adresse IP et des informations sur le navigateur. Le dispositif anti-spam Turnstile est décrit ci-dessous. Ne communiquez pas de mots de passe, de données bancaires ou de données sensibles inutiles dans le champ libre.
Les appels traités par le service sont enregistrés. Ces enregistrements contiennent la voix des interlocuteurs et les informations communiquées pendant la conversation. Ils servent à examiner les réclamations relatives aux échanges téléphoniques et sont conservés pendant 30 jours à compter de l’appel.
3. Finalités et bases juridiques
Nous utilisons vos coordonnées et votre message pour répondre à votre demande et poursuivre les échanges que vous avez sollicités. Selon la nature de la demande, ce traitement relève de mesures précontractuelles prises à votre initiative ou de notre intérêt légitime à traiter les sollicitations adressées à notre entreprise.
La prévention des abus et la sécurisation du formulaire répondent à notre intérêt légitime à protéger le site. Lorsqu’une obligation légale impose la conservation d’un document ou une communication à une autorité, le traitement concerné repose sur cette obligation. L’envoi d’une demande de contact ne constitue pas une inscription automatique à une newsletter.
Pour les enregistrements, la finalité est l’examen des réclamations. Les appelants doivent être informés dès le début de la conversation et pouvoir connaître les modalités d’exercice de leurs droits. [À valider avant publication : base juridique retenue, répartition des responsabilités entre Kawlya et l’entreprise appelée, et modalités effectives d’opposition ou de consentement selon cette base.]
4. Destinataires et prestataires
Les administrateurs autorisés de Kawlya et les personnes chargées de répondre à votre demande peuvent accéder aux informations nécessaires à leur mission. Les prestataires d’hébergement, de messagerie et de sécurité peuvent intervenir dans le fonctionnement technique du site.
Les données sont hébergées en Europe chez Hetzner. L’accès aux enregistrements doit être limité aux personnes habilitées à traiter les réclamations. Les réponses au formulaire existent dans l’espace de gestion et dans la messagerie ; les règles de conservation doivent couvrir ces deux supports et leurs sauvegardes.
[À compléter avant publication : prestataire de messagerie, prestataires de téléphonie et d’intelligence artificielle, autres destinataires et lieux d’accès effectivement concernés.]
5. Protection anti-spam Cloudflare Turnstile
Le formulaire utilise Cloudflare Turnstile pour distinguer les visiteurs des robots. Cloudflare traite des signaux techniques tels que l’adresse IP, des caractéristiques du navigateur et les informations du site consulté.
Cloudflare agit comme sous-traitant pour fournir cette protection et comme responsable distinct pour certains traitements visant à améliorer la détection des robots. Sa notice précise ces usages et les moyens d’exercer vos droits auprès de Cloudflare.
Notice de confidentialité Cloudflare Turnstile
6. Conservation
Les enregistrements d’appels sont conservés pendant 30 jours à compter de l’appel. Cette durée concerne les fichiers audio ; elle ne fixe pas la durée des rendez-vous, coordonnées, demandes de contact ou documents de facturation.
Les durées doivent être fixées en fonction du temps nécessaire pour traiter la demande, assurer son suivi et satisfaire les obligations applicables. Les messages, notifications par e-mail, journaux techniques et sauvegardes peuvent nécessiter des règles distinctes.
[À compléter avant publication : durée des demandes sans suite ; durée des échanges devenus contractuels ; durée des journaux techniques ; cycle d’effacement des e-mails et sauvegardes.] La présente version ne prétend pas qu’un effacement automatique est déjà configuré.
7. Cookies et stockage dans le navigateur
Le site mémorise votre préférence de thème clair ou sombre dans le stockage local de votre navigateur. La navigation en français ou en anglais peut également utiliser un cookie de préférence. Des cookies d’authentification sont utilisés pour l’accès des administrateurs à l’espace de gestion.
Vous pouvez effacer ces données dans les paramètres de votre navigateur ; certains choix devront alors être renseignés à nouveau. [À vérifier avant publication : inventaire des traceurs réellement actifs, notamment ceux ajoutés par les services de sécurité ou d’éventuels outils externes. Prévoir le recueil du consentement pour les usages qui le nécessitent.]
8. Transferts et sécurité
L’hébergement des données est assuré chez Hetzner en Europe. Cette localisation ne suffit pas, à elle seule, à déterminer les lieux de traitement de tous les services tiers connectés, notamment la protection anti-spam, la messagerie et les prestataires du service téléphonique. [À vérifier avant publication : éventuels traitements hors de l’Espace économique européen, pays concernés et garanties applicables à chaque transfert.]
L’accès aux messages dans l’espace de gestion est réservé aux administrateurs autorisés. Des contrôles du formulaire et une vérification anti-spam limitent les envois abusifs. La sécurité du serveur, de la messagerie, des accès et des sauvegardes doit être maintenue par l’exploitant ; aucune transmission sur Internet n’est dépourvue de risque.
9. Vos droits et notre contact
Selon les conditions prévues par la réglementation, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification ou leur effacement, la limitation du traitement, vous opposer à certains usages et bénéficier de la portabilité lorsque celle-ci s’applique. Si un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer pour l’avenir.
Adressez votre demande à contact@kawlya.com en précisant la demande concernée. Une vérification d’identité proportionnée peut être nécessaire en cas de doute. Vous pouvez également saisir l’autorité de protection des données compétente, notamment la CNIL en France.
Cette politique sera mise à jour si les traitements évoluent. La date d’entrée en vigueur sera indiquée lors de la publication de la version validée.